Welche Unterlagen benötigt man für den Verkauf einer GmbH?

Vollständige Unterlagen sind der schnellste Hebel für eine belastbare Bewertung. Wer früh aufbereitet, beschleunigt den Verkaufsprozess deutlich – und verbessert die Verhandlungsposition. Käufer ziehen schlechte Vorbereitung erfahrungsgemäß mit 10–20 % Preisabschlag in Rechnung, weil sie das Risiko nicht einschätzen können.

Pflichtdokumente – ohne diese geht nichts

• Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate)
• Gesellschaftsvertrag (Satzung) in aktueller Fassung
• Aktuelle Gesellschafterliste
• Jahresabschlüsse der letzten zwei – idealerweise drei – Geschäftsjahre
• Aktuelle BWA und Summen- und Saldenliste (nicht älter als 3 Monate)
• Steuerbescheide der letzten Jahre inkl. Verlustvortragsfeststellungen

Ergänzend – für eine vollständige Due Diligence

• Wesentliche Verträge: Miet-/Pachtvertrag, Bankverträge, Leasing
• Schlüsselkundenverträge inkl. Laufzeiten und Kündigungsklauseln
• Lieferanten- und Rahmenverträge
• Verbindlichkeitenspiegel mit Fälligkeiten und Sicherheiten
• Übersicht zu Bürgschaften und Patronatserklärungen
• Übersicht aller Bank- und Sparkonten samt Vollmachten
• Versicherungspolicen (Haftpflicht, D&O, Sach, Cyber)
• Arbeitsverträge der Schlüsselmitarbeiter, Pensionszusagen

Operative Unterlagen – oft vergessen

• Anlagenverzeichnis und Investitionsplan
• Kundenliste mit Umsatzverteilung (anonymisiert für Phase 1)
• ABC-Analyse Lieferanten
• Genehmigungen, Konzessionen, Lizenzen, Eintragungen
• DSGVO-Dokumentation und Verarbeitungsverzeichnis
• Übersicht laufender Rechtsstreitigkeiten

Identifikation und Compliance

Käufer benötigen Kopien der Ausweise oder Pässe aller Gesellschafter sowie Compliance-Unterlagen nach Geldwäschegesetz (GwG). Beim Notar ist eine Identifikation aller Beteiligten zwingend. Bei juristischen Personen als Gesellschafter werden Transparenzregister-Auszüge benötigt.

Aufbereitung – wie Profis vorgehen

Strukturieren Sie Ihre Unterlagen klar nach Themenbereichen in einem virtuellen Datenraum (z. B. via geschützter Cloud-Lösung mit Zugriffsprotokoll). Eine sinnvolle Ordnerstruktur:

• 01 Gesellschaft (Satzung, HR, Gesellschafterliste)
• 02 Finanzen (Bilanzen, BWA, Steuern)
• 03 Verträge (Kunden, Lieferanten, Bank, Miete)
• 04 Mitarbeiter (Verträge, Zusagen)
• 05 Sonstiges (Versicherungen, Genehmigungen, Verfahren)

Was Käufer am häufigsten nachfragen

In über 80 % aller Due-Diligence-Prozesse fehlt zunächst: ein aktueller Verbindlichkeitenspiegel mit Fälligkeiten, eine sauber dokumentierte Übersicht der persönlichen Sicherheiten und eine BWA, die nicht älter als drei Monate ist. Wer diese drei Punkte sofort liefern kann, gewinnt allein dadurch zwei Wochen im Prozess.

Fazit

Wer die ersten beiden Listen in der ersten Woche bereitstellt, verkürzt den Gesamtprozess um Wochen. Wer zusätzlich die Compliance- und operativen Unterlagen bereits vorhält, signalisiert dem Käufer Professionalität – und verhandelt am Ende auf Augenhöhe statt aus der Defensive.