Notartermin beim Anteilsverkauf vorbereiten: Checkliste

Der Verkauf von GmbH-Geschäftsanteilen muss nach § 15 GmbHG notariell beurkundet werden, und zwar sowohl der Kaufvertrag als auch die Abtretung. Für einen reibungslosen Termin braucht der Notar vorab den finalen Vertragsentwurf, die aktuelle Gesellschafterliste, die Satzung, nötige Zustimmungen und Vollmachten sowie Angaben zu allen Beteiligten. Ins Handelsregister eingetragen wird der Anteilsverkauf nicht: Der Notar reicht danach eine neue Gesellschafterliste ein.

• Beurkundungspflichtig sind Kaufvertrag und Abtretung (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG), auch alle wesentlichen Nebenabreden. Ein verbindlicher Vorvertrag oder LOI braucht ebenfalls die notarielle Form.
• Die meisten Verzögerungen entstehen vor dem Termin: fehlende Zustimmungen nach der Satzung, ungeklärte Vorkaufsrechte, nicht formgerechte Vollmachten.
• Ist der Käufer eine Gesellschaft, muss der Notar nach dem Geldwäschegesetz die wirtschaftlich Berechtigten feststellen. Ohne diese Nachweise darf er nicht beurkunden.
• Die Abtretung bestehender Geschäftsanteile kann derzeit nicht online beurkundet werden; wer nicht selbst kommt, braucht eine Vollmacht.
• Nach dem Termin reicht der Notar die neue Gesellschafterliste beim Handelsregister ein und schickt eine Abschrift an das Finanzamt.

Welche Unterlagen braucht der Notar vor dem Termin?

Ein Notartermin scheitert selten an der Beurkundung selbst, sondern an Unterlagen, die fehlen oder veraltet sind. Schicken Sie dem Notariat die folgenden Dokumente möglichst eine Woche vorher digital zu, dann können Formfragen vor dem Termin geklärt werden.

Prüfen Sie außerdem, ob die Gesellschafterliste im Handelsregister stimmt. Nur wer dort eingetragen ist, gilt gegenüber der GmbH als Gesellschafter (§ 16 Abs. 1 GmbHG). Fehler aus früheren Übertragungen sollten vor dem Verkauf bereinigt werden. Wie Sie die Satzung systematisch prüfen, zeigt unsere Checkliste zum Gesellschaftsvertrag.

Was muss vor dem Termin rechtlich geklärt sein?

Drei Punkte entscheiden darüber, ob der Termin glatt läuft oder neu angesetzt werden muss.

1. Form auch für Vorverträge. § 15 Abs. 4 GmbHG verlangt die notarielle Form schon für die Verpflichtung zur Abtretung. Ein Letter of Intent ist deshalb nur dann formfrei, wenn er unverbindlich bleibt. Begründet er bereits eine Pflicht zum Verkauf, ist er ohne Notar formnichtig. Geheilt wird der Mangel erst durch die wirksame beurkundete Abtretung (§ 15 Abs. 4 Satz 2 GmbHG). Nebenabreden, die zum Geschäft gehören, müssen mitbeurkundet werden; sonst droht die Nichtigkeit des ganzen Vertrags.

2. Zustimmungen und Vorkaufsrechte aus der Satzung. Macht die Satzung die Abtretung von einer Zustimmung abhängig (Vinkulierung, § 15 Abs. 5 GmbHG), ist die Abtretung ohne diese Zustimmung schwebend unwirksam. Holen Sie den Beschluss oder die Erklärungen vorher ein und legen Sie sie dem Notar vor. Bestehen Vorkaufs- oder Andienungsrechte der Mitgesellschafter, lassen Sie sich vorab einen schriftlichen Verzicht geben, sonst bleibt der Verkauf angreifbar.

3. Vertretung. Wer nicht persönlich erscheint, braucht eine Vollmacht. Gesetzlich ist sie oft formfrei, Notare verlangen für die Anteilsabtretung aber regelmäßig eine notariell beglaubigte Vollmacht, damit sie die Vertretungsbefugnis prüfen können. Tritt jemand ohne Vollmacht auf, muss die vertretene Partei später in beglaubigter Form genehmigen, und bis dahin ist der Vertrag schwebend unwirksam. Wie Sie eine Vollmacht kurzfristig bekommen, zeigt unser Beitrag Notarvollmacht beim Unternehmensverkauf.

Laut MTH Partner kann die Abtretung bestehender GmbH-Anteile derzeit nicht im Online-Verfahren beurkundet werden; die Videobeurkundung ist für Gründungen und bestimmte Registeranmeldungen vorgesehen. Planen Sie also einen Präsenztermin oder eine Vertretung per Vollmacht ein.

Wie läuft der Notartermin beim Anteilsverkauf ab?

1. Identitätsprüfung: Der Notar prüft die Ausweise aller Erschienenen und die Vertretungsnachweise.
2. Verlesung: Er liest die Urkunde mit allen Anlagen vor, soweit sie nicht in einer Bezugsurkunde stehen, und erläutert die rechtliche Tragweite.
3. Änderungen: Letzte Korrekturen werden direkt in die Urkunde aufgenommen. Größere Verhandlungen im Termin sind ein Warnsignal; sie gehören in die Zeit davor.
4. Unterschrift: Alle Beteiligten und der Notar unterschreiben. Kaufvertrag und Abtretung werden meist in einer Urkunde beurkundet. Häufig steht die Abtretung unter der aufschiebenden Bedingung, dass der Kaufpreis gezahlt ist.
5. Vollzugsaufträge: Die Parteien beauftragen den Notar, die Gesellschafterliste einzureichen und gegebenenfalls weitere Anmeldungen vorzunehmen.

Kosten: Die Notargebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Für einen Kauf- und Abtretungsvertrag fällt eine 2,0-Gebühr nach Tabelle B an, berechnet nach dem Geschäftswert. Bei einem Geschäftswert von 200.000 € sind das 870 € netto allein für die Beurkundung; Vollzugs- und Betreuungsgebühren, Auslagen und Umsatzsteuer kommen hinzu. Ein ausführliches Rechenbeispiel steht in unserem Beitrag zum Abtretungsvertrag für GmbH-Anteile. Wer zahlt, regelt der Vertrag; ohne Regelung trägt beim Anteilskauf nach § 453 Abs. 2 BGB der Verkäufer die Kosten der Übertragung.

Was passiert nach der Beurkundung?

Die Abtretung wirkt mit der Beurkundung oder, wenn sie bedingt ist, mit Eintritt der Bedingung. Danach erledigen Notar und Gesellschaft mehrere Schritte:

Wichtig: Der Anteilsverkauf selbst wird nicht ins Handelsregister eingetragen, und der Käufer erscheint nicht auf dem Registerblatt. Maßgeblich ist die Gesellschafterliste im Registerordner. Wie lange es dauert, bis sie abrufbar ist, hängt vom Registergericht ab. Ins Handelsregister eingetragen wird nur ein Geschäftsführerwechsel, wenn der Verkäufer als Geschäftsführer ausscheidet.

Hat die GmbH Grundbesitz, kann der Anteilsverkauf Grunderwerbsteuer auslösen. Der Notar zeigt solche Vorgänge dem Finanzamt an. Klären Sie das vorher mit der Steuerberatung.

Perspektive: Warum Vorbereitung den Termin entscheidet

In der Praxis verzögern immer wieder dieselben drei Punkte den Notartermin: eine fehlende Zustimmung nach der Satzung, eine Vollmacht in falscher Form und eine Gesellschafterliste, die nicht mehr stimmt. Keiner davon ist rechtlich kompliziert, sie werden nur zu spät angefasst. Wer zwei Wochen vor dem Termin alle Unterlagen beim Notariat hat, spart sich in aller Regel einen zweiten Termin.

— Adrien

Nachfolgehaus: Notartermin ohne eigenen Aufwand beim Direktankauf

Beim Direktankauf durch Nachfolgehaus ist der Notartermin ein fester Schritt im Ablauf: Nach der Unterlagenprüfung und dem verbindlichen Angebot folgt die Anteilsübertragung beim Notar, der Kaufpreis wird Zug um Zug ausgezahlt. Für Verkäufer kostet der Verkauf 0 €: Wir übernehmen Notar, Handelsregister, Abwicklung und unsere eigene Leistung.

Mit dem kostenlosen Ankaufscheck erhalten Sie meist innerhalb von 24 Stunden eine Ersteinschätzung zu Ihrer GmbH. Wie lange ein Verkauf insgesamt dauert, zeigt unser Beitrag zum Zeitplan beim Unternehmensverkauf; wie Sie Mitarbeiter und Geschäftspartner informieren, lesen Sie im Beitrag Firmenverkauf kommunizieren. Rechts- und Steuerberatung leisten wir nicht. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Quellen

• GmbHG § 15 – Übertragung von Geschäftsanteilen
• GmbHG § 40 – Liste der Gesellschafter
• EStDV § 54 – Übersendung von Urkunden durch die Notare
• MTH Partner – Anteilsübertragung GmbH: Notar und Gesellschafterliste
• GNotKG Anlage 2 (Gebührentabelle B)