Notarielle Abwicklung beim GmbH-Verkauf: Die 7 Schritte

Die notarielle Abwicklung eines GmbH-Verkaufs umfasst alles vom ersten Vorgespräch beim Notar bis zur neuen Gesellschafterliste im Handelsregister. Pflicht ist sie, weil nach § 15 GmbHG sowohl die Abtretung der Geschäftsanteile (Abs. 3) als auch schon die Verpflichtung dazu (Abs. 4) notariell beurkundet werden müssen. Der Notar entwirft die Urkunde, beurkundet sie, überwacht die Bedingungen und vollzieht den Verkauf gegenüber Registergericht und Finanzamt.

• Beurkundungspflichtig sind beim GmbH-Verkauf Kaufvertrag und Abtretung. Ein Formmangel des Kaufvertrags wird durch die wirksame beurkundete Abtretung geheilt (§ 15 Abs. 4 Satz 2 GmbHG).
• Die Abwicklung hat sieben Schritte: Vorgespräch, Entwurf, Abstimmung, Beurkundung, Kaufpreiszahlung, Gesellschafterliste, Meldungen.
• Häufig wird die Abtretung aufschiebend bedingt auf die Kaufpreiszahlung beurkundet. So erhält der Käufer die Anteile erst, wenn das Geld da ist.
• Gegenüber der GmbH gilt der Käufer erst als Gesellschafter, wenn die neue Gesellschafterliste ins Handelsregister aufgenommen ist (§ 16 Abs. 1 GmbHG).
• Die Notarkosten richten sich nach dem GNotKG; für den Kauf- und Abtretungsvertrag fällt eine 2,0-Gebühr nach dem Geschäftswert an.

Die notarielle Abwicklung in sieben Schritten

Laut der Leistungsbeschreibung eines Notariats (GR Notare) beginnt der Prozess meist mit einem Vorgespräch; danach erstellt der Notar einen Entwurf, verliest den Vertrag im Termin, erläutert ihn und übernimmt nach der Unterschrift den Vollzug. Welche Unterlagen Sie für Schritt 3 und 4 brauchen, steht ausführlich in unserer Checkliste zum Notartermin.

Schritt 1 bis 3: Vom Vorgespräch zum fertigen Entwurf

Im Vorgespräch nimmt der Notar die Eckpunkte auf. Bei kleineren GmbH-Verkäufen entwirft er den Vertrag oft selbst; bei größeren Transaktionen liefern die Anwälte der Parteien den Entwurf, und der Notar prüft ihn. In beiden Fällen sollten Käufer und Verkäufer den Entwurf rechtzeitig vor dem Termin erhalten.

Bevor beurkundet werden kann, müssen drei Punkte geklärt sein:

• Satzung: Braucht die Abtretung die Zustimmung der Gesellschaft oder der Mitgesellschafter (Vinkulierung, § 15 Abs. 5 GmbHG)? Gibt es Vorkaufsrechte? Ohne Zustimmung ist die Abtretung schwebend unwirksam. Unsere Checkliste zum Gesellschaftsvertrag hilft bei der Prüfung.
• Vertretung: Wer nicht persönlich erscheint, braucht eine Vollmacht, die Notare in der Regel in beglaubigter Form verlangen. Mehr dazu im Beitrag Notarvollmacht beim Unternehmensverkauf. Eine Online-Beurkundung per Video ist für die Abtretung bestehender Geschäftsanteile derzeit nicht vorgesehen.
• Vollständigkeit: Alle Abreden, die zum Geschäft gehören, müssen in die Urkunde. Mündliche Nebenabreden gefährden die Wirksamkeit des gesamten Vertrags.

Schritt 4: Was im Beurkundungstermin passiert

1. Identität und Vertretung: Der Notar prüft Ausweise und Vertretungsnachweise. Ist der Käufer eine Gesellschaft, muss er nach dem Geldwäschegesetz auch die wirtschaftlich Berechtigten feststellen.
2. Verlesung: Der Notar liest die Urkunde mit allen Anlagen vor. Lange Anlagen lassen sich vorab in eine Bezugsurkunde auslagern (§ 13a BeurkG).
3. Belehrung: Er erläutert die rechtliche Tragweite. Der Notar ist neutral und berät keine Seite einseitig; die Vertretung eigener Interessen ist Sache von Anwalt und Steuerberatung.
4. Unterschrift: Alle Beteiligten und der Notar unterschreiben. Kaufvertrag und Abtretung stehen meist in derselben Urkunde.

Schritt 5: Kaufpreiszahlung Zug um Zug

Damit keine Seite in Vorleistung geht, wird die Abtretung häufig unter der aufschiebenden Bedingung beurkundet, dass der Kaufpreis gezahlt ist. Der Käufer überweist, der Verkäufer bestätigt den Eingang, und erst dann gehen die Anteile über. So trägt der Verkäufer kein Risiko, die Anteile ohne Geld zu verlieren, und der Käufer zahlt nicht ins Leere.

Andere Sicherungswege sind ein Kaufpreiseinbehalt oder ein Treuhandkonto für einen Teil des Kaufpreises, etwa zur Absicherung von Garantien. Wie das funktioniert und was es kostet, erklärt unser Beitrag zum Escrow-Konto.

Schritt 6 und 7: Gesellschafterliste, Finanzamt und Register

Sobald die Abtretung wirksam ist, unterschreibt der Notar die neue Gesellschafterliste und reicht sie beim Handelsregister ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Erst wenn sie dort aufgenommen ist, gilt der Käufer gegenüber der GmbH als Gesellschafter (§ 16 Abs. 1 GmbHG) und kann etwa sein Stimmrecht ausüben. Der Anteilsverkauf selbst wird nicht ins Handelsregister eingetragen; eingetragen wird nur ein Geschäftsführerwechsel.

Daneben laufen die Meldungen:

• Finanzamt: Der Notar übersendet binnen zwei Wochen eine beglaubigte Abschrift der Urkunde (§ 54 EStDV).
• Transparenzregister: Die GmbH meldet geänderte wirtschaftlich Berechtigte (§ 20 GwG).
• Grunderwerbsteuer: Hat die GmbH Grundbesitz, zeigt der Notar den Vorgang zusätzlich an; ob Grunderwerbsteuer anfällt, sollte vorher die Steuerberatung prüfen.

Was die Gesellschafterliste und das Handelsregister im Detail betrifft, zeigt der Beitrag Verkauf und Handelsregistereintragung in 6 Phasen.

Share Deal oder Asset Deal: Wann muss der Notar ran?

Laut Noerr ist umstritten, ob ein Asset Deal generell nach § 311b Abs. 3 BGB beurkundet werden muss. Brisant ist das, weil ein Verstoß gegen § 311b BGB in diesem Fall nicht geheilt werden kann. Beim Asset Deal gehen zudem die Arbeitsverhältnisse nach § 613a BGB über; beim Share Deal bleibt die GmbH Arbeitgeberin.

Was kostet die notarielle Abwicklung?

Die Gebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Für den Kauf- und Abtretungsvertrag fällt eine 2,0-Gebühr nach Tabelle B an, berechnet nach dem Geschäftswert. Das ist meist der Kaufpreis; ist der Wert der Anteile höher, kann dieser maßgeblich sein (§ 54 GNotKG).

Dazu kommen Vollzugs- und Betreuungsgebühren, etwa für die Gesellschafterliste und die Überwachung der Bedingungen, Auslagen und Umsatzsteuer. Wer die Kosten trägt, regelt der Vertrag; ohne Regelung trägt beim Anteilskauf nach § 453 Abs. 2 BGB der Verkäufer die Übertragungskosten. Ein ausführliches Rechenbeispiel steht im Beitrag zum Abtretungsvertrag für GmbH-Anteile.

Perspektive: Den Notar früh einbinden

Die meisten Verzögerungen bei der notariellen Abwicklung entstehen nicht beim Notar, sondern davor: fehlende Zustimmungen nach der Satzung, Vollmachten in falscher Form, ungeklärte Zahlungswege. Wer den Notar erst kurz vor dem Wunschtermin anruft, verschenkt genau die Zeit, die für diese Klärung nötig wäre.

— Adrien

Nachfolgehaus: Notarielle Abwicklung beim Direktankauf inklusive

Beim Direktankauf durch Nachfolgehaus ist die notarielle Abwicklung Teil des Ablaufs: Nach Prüfung der Unterlagen und dem verbindlichen Angebot folgt die Anteilsübertragung beim Notar, der Kaufpreis wird Zug um Zug ausgezahlt. Für Verkäufer kostet der Verkauf 0 €: Wir übernehmen Notar, Handelsregister, Abwicklung und unsere eigene Leistung.

Mit dem kostenlosen Ankaufscheck erhalten Sie meist innerhalb von 24 Stunden eine Ersteinschätzung zu Ihrer GmbH. Die wichtigsten Klauseln eines Kaufvertrags erklärt unser Überblick zum GmbH-Kaufvertrag. Rechts- und Steuerberatung leisten wir nicht.

Quellen

• GmbHG § 15 – Übertragung von Geschäftsanteilen
• GmbHG § 40 – Liste der Gesellschafter
• Noerr – Beurkundung des Unternehmenskaufvertrags
• GR Notare – Notarielle Beurkundung der Übertragung von Unternehmensanteilen
• MTH Partner – Anteilsübertragung GmbH: Notar und Gesellschafterliste
• GNotKG Anlage 2 (Gebührentabelle B)