Compliance-Prüfung beim Unternehmenskauf: Ablauf und Risiken

Wer eine GmbH kauft, übernimmt beim Anteilskauf nicht nur Kunden, Verträge und Mitarbeiter, sondern auch die Vergangenheit der Gesellschaft. Die Compliance-Prüfung klärt vor der Unterschrift, ob diese Vergangenheit Verstöße enthält: gegen Kartell- und Wettbewerbsrecht, Datenschutz, Arbeitsrecht, Steuerrecht oder Vorgaben zur Korruptions- und Geldwäscheprävention. Sie ist meist ein Baustein der rechtlichen Due Diligence und entscheidet mit darüber, ob, zu welchem Preis und mit welchen Garantien Sie kaufen. Hier lesen Sie, was geprüft wird, wie der Ablauf aussieht, welche Unterlagen Verkäufer bereitlegen sollten und was passiert, wenn die Prüfung etwas findet.

• Die Compliance-Prüfung untersucht, ob das Zielunternehmen gegen Gesetze verstoßen hat und wie gut es Verstöße heute verhindert. Sie ist ein Teil der Due Diligence, kein Ersatz dafür.
• Beim Share Deal kaufen Sie die Gesellschaft samt aller Altlasten. Deshalb ist die Prüfung beim GmbH-Kauf wichtiger als beim Kauf einzelner Wirtschaftsgüter.
• Bei größeren Transaktionen wird häufig zweistufig geprüft: vor der Unterzeichnung und nach dem Vollzug des Kaufs.
• Gefundene Risiken führen selten zum Abbruch. Meist werden sie über Kaufpreis, Garantien und Freistellungen im Vertrag geregelt.
• Verkäufer, die ihre Unterlagen früh ordnen, verkürzen die Prüfung und stärken ihre Verhandlungsposition.

Was unterscheidet die Compliance-Prüfung von der Due Diligence?

Die Due Diligence ist der Oberbegriff. Die IHK Region Stuttgart beschreibt sie als mit gebotener Sorgfalt durchgeführte Risikoprüfung, die rechtliche, organisatorische, finanzielle und steuerliche Gesichtspunkte umfasst. Sie betrachtet das Zielunternehmen als Ganzes: Zahlen, Verträge, Steuern, Personal, Technik, Markt.

Die Compliance Due Diligence ist enger gefasst. Sie fragt zwei Dinge: Hat die Gesellschaft in der Vergangenheit gegen Regeln verstoßen? Und gibt es heute Strukturen, die solche Verstöße verhindern? Meist ist sie ein Teil der Legal Due Diligence, bei größeren Transaktionen wird sie auch als eigener Prüfbereich geführt. Im Fokus stehen dann Wettbewerbs-, Kartell- und Datenschutzrecht sowie die Korruptions- und Geldwäscheprävention.

Für die Praxis heißt das: Bei einer kleinen GmbH mit einem Geschäftsführer und zehn Mitarbeitern prüft meist derselbe Anwalt Verträge und Compliance in einem Durchgang. Bei einer Gesellschaft mit Auslandsgeschäft, öffentlichen Aufträgen oder sensiblen Kundendaten lohnt sich ein eigener Prüfblock mit spezialisierten Beratern.

Das Ziel ist dasselbe wie bei jeder Due Diligence. Die IHK Köln schreibt in ihrem Merkblatt, dass die Prüfung die im Unternehmen enthaltenen Risiken aufdeckt und man umso besser über den Kaufpreis verhandeln kann, je mehr Informationen man hat. Eine Compliance-Prüfung, die kein Ergebnis in den Vertrag trägt, hat ihren Zweck verfehlt. Wie sich die Prüfung insgesamt aufbaut, zeigt unsere Seite zur Due Diligence beim GmbH-Kauf.

Welche Bereiche prüft die Compliance-Prüfung?

Welche Felder Sie tief prüfen, hängt von Branche, Größe und Geschäftsmodell ab. Die folgende Übersicht zeigt, worauf sich Käufer einer mittelständischen GmbH typischerweise konzentrieren.

Die IHK Köln rät außerdem, Einsicht in Bankkonten, die Steuererklärungen der letzten Jahre, den letzten steuerlichen Betriebsprüfungsbericht und eine Übersicht über öffentliche Fördermittel der letzten fünf Jahre zu nehmen. Fördermittel sind ein unterschätzter Punkt: Wurden Zuschüsse unter Auflagen gewährt, kann ein Gesellschafterwechsel oder eine Verlagerung des Betriebs Rückforderungen auslösen.

Der Ruf verdient einen eigenen Blick. Negative Presse, Bewertungen ehemaliger Mitarbeiter oder Einträge in Schuldnerverzeichnissen sind oft die ersten Hinweise auf Compliance-Probleme, bevor sie in Akten auftauchen. Wie Sie das ohne Aufsehen erledigen, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Reputationsprüfung beim Firmenkauf.

Warum ist die Kaufform für die Haftung entscheidend?

Ob die Compliance-Prüfung ein Pflichtprogramm oder eine Ergänzung ist, hängt stark von der Kaufform ab. Beim Share Deal erwerben Sie die Geschäftsanteile. Die GmbH bleibt dieselbe juristische Person, mit allen Verträgen, Pflichten und auch mit allen Verstößen, die vor Ihrem Einstieg passiert sind. Ein Bußgeld für eine Kartellabsprache aus der Zeit vor dem Kauf trifft die Gesellschaft, die nun Ihnen gehört. Welche Haftung beim Anteilskauf auf Sie als neuen Gesellschafter zukommt, erklären wir im Beitrag zur Haftung beim Share Deal.

Beim Asset Deal kaufen Sie einzelne Wirtschaftsgüter, etwa Maschinen, Kundenstamm und Marke. Altlasten bleiben grundsätzlich beim Verkäufer. Ganz sicher ist das aber nicht: Im Kartellrecht stellen die europäische Rechtsprechung und das deutsche Bußgeldrecht auf die wirtschaftliche Einheit und Nachfolge ab. Wer einen Betrieb im Wesentlichen fortführt, kann deshalb für Kartellverstöße des Vorgängers einstehen müssen, und ein Verstoß einer Tochter kann bis zur Muttergesellschaft durchschlagen. Für Holding-Käufer ist das ein eigener Prüfpunkt.

Viele GmbH-Verkäufe im Mittelstand laufen als Share Deal, weil Verträge, Genehmigungen und Bankbeziehungen erhalten bleiben. Genau deshalb ist die Compliance-Prüfung hier keine Formalie. Die Unterschiede beider Wege erklären wir ausführlich in der Folge Share Deal oder Asset Deal beim GmbH-Verkauf.

Wie läuft die Compliance-Prüfung ab?

Die IHK Region Stuttgart beschreibt die Abfolge aus Geheimhaltungsvereinbarung, Absichtserklärung, erstem Kaufvertragsentwurf, Due Diligence, Verhandlungen und finalem Kaufvertrag. Die Compliance-Prüfung fügt sich so ein:

1. Geheimhaltungsvereinbarung (NDA). Bevor der Verkäufer interne Unterlagen herausgibt, verpflichtet sich der Käufer zur Vertraulichkeit. Was in eine gute NDA gehört, lesen Sie in unserem Beitrag zur NDA beim Unternehmenskauf.
2. Absichtserklärung (LOI). Käufer und Verkäufer halten Eckpunkte fest: Preisrahmen, Kaufform, Zeitplan und den Umfang der Prüfung.
3. Anforderungsliste. Der Käufer oder seine Berater erstellen eine Liste der benötigten Informationen und Dokumente, die der Verkäufer abarbeitet. Die IHK Region Stuttgart erwähnt, dass eine solche Due-Diligence-Checkliste in der Regel dem Verkäufer übergeben wird.
4. Datenraum. Der Verkäufer stellt die Unterlagen in einem physischen oder virtuellen Datenraum bereit. Fragen und Antworten werden dort dokumentiert.
5. Prüfung durch Fachleute. Die rechtliche und die Compliance-Prüfung übernehmen in der Regel Rechtsanwälte, Steuern und Finanzen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Bei auffälligen Punkten folgen Interviews mit Geschäftsführung und Schlüsselpersonen.
6. Bericht. Die Ergebnisse werden in einem Report zusammengefasst, der dem Käufer als Entscheidungs- und Verhandlungsgrundlage dient.
7. Vertragsverhandlung und Notartermin. Die Befunde fließen in Kaufpreis, Garantien und Freistellungen ein. Den Abschluss bildet die notarielle Beurkundung.

Zweistufig: vor der Unterschrift und nach dem Vollzug

Eine Besonderheit der Compliance-Prüfung: Sie endet nicht unbedingt mit dem Notartermin. Bei größeren Transaktionen ist ein zweistufiger Ansatz verbreitet, mit einer Prüfung vor der Unterzeichnung (Pre-Signing) und einer weiteren nach dem Vollzug (Post-Closing).

Der Grund ist einfach. Vor dem Kauf sehen Sie nur, was der Verkäufer zeigt. Erst als neuer Gesellschafter haben Sie vollen Zugriff auf E-Mails, Buchhaltung und Abläufe. Die zweite Stufe deckt auf, was vorher verborgen blieb, und ermöglicht es, Garantieansprüche innerhalb der vertraglichen Fristen geltend zu machen. Gleichzeitig ist sie der Startpunkt, um eigene Regeln in der neuen Gesellschaft einzuführen.

Gerade im Personalbereich lohnt die zweite Stufe. Setzt die gekaufte GmbH Leiharbeitnehmer ein oder ist sie selbst Personaldienstleister, sollten Sie Überlassungsverträge, die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung und die Einhaltung von Equal Pay nach dem Closing systematisch durchgehen.

Welche Unterlagen sollten Verkäufer vorbereiten?

Für Verkäufer ist die Compliance-Prüfung oft der anstrengendste Teil des Verkaufs. Wer erst nach der Absichtserklärung Ordner sucht, verliert Wochen und wirkt unsicher. Eine praktische Grundausstattung:

• Gesellschaftsrecht: Gesellschaftsvertrag, aktuelle Gesellschafterliste, Handelsregisterauszug, Gesellschafterbeschlüsse der letzten Jahre
• Finanzen: Jahresabschlüsse mit Gewinn- und Verlustrechnung der letzten drei Jahre, aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung, Übersicht über Darlehen und Sicherheiten
• Steuern: Steuererklärungen und Bescheide, letzter Betriebsprüfungsbericht, offene Einsprüche
• Verträge: wesentliche Kunden-, Lieferanten-, Miet-, Leasing- und Beraterverträge, vor allem solche mit Klauseln für den Fall eines Gesellschafterwechsels
• Personal: Arbeitsverträge der Schlüsselpersonen, Mitarbeiterliste, Betriebsvereinbarungen, Pensionszusagen
• Compliance: Datenschutzdokumentation, interne Richtlinien, Schulungsnachweise, Korrespondenz mit Behörden
• Streitigkeiten: Liste laufender und drohender Verfahren mit Streitwert und Einschätzung

Wer seine Gesellschaft vor dem Verkauf selbst durchleuchtet, findet die meisten Punkte, bevor der Käufer sie findet. Wie eine solche eigene Vorprüfung abläuft, zeigt unser Beitrag zur Vendor Due Diligence für Verkäufer.

Wie bleiben sensible Daten bei der Prüfung geschützt?

Eine Compliance-Prüfung verlangt Einblick in genau die Daten, die ein Unternehmen am stärksten schützt: Kundenlisten, Konditionen, Gehälter, Behördenkorrespondenz. Scheitert der Kauf, hat ein Interessent womöglich alles gesehen. Die IHK Region Stuttgart betont deshalb, dass gerade für Verkäufer eine gesicherte Geheimhaltung sehr wichtig ist, und empfiehlt eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

In der Praxis kommen weitere Schutzschichten hinzu:

• Gestufte Offenlegung: Erst anonymisierte Eckdaten, nach der Absichtserklärung Details, besonders sensible Informationen wie einzelne Kundenkonditionen erst kurz vor der Unterschrift.
• Geschwärzte Unterlagen: Personaldaten lassen sich oft ohne Namen prüfen, Kundenverträge mit geschwärzten Vertragspartnern.
• Clean-Team-Regeln: Ist der Käufer ein Wettbewerber, sehen nur ausgewählte externe Berater wettbewerbsrelevante Daten.
• Protokollierter Datenraum: Jeder Zugriff ist nachvollziehbar, Dokumente lassen sich nur ansehen, nicht herunterladen.

Datenschutz ist dabei selbst ein Compliance-Thema. Wer personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Kunden ungeschützt an Kaufinteressenten weitergibt, schafft genau das Risiko, das die Prüfung eigentlich aufdecken soll.

Was passiert, wenn die Prüfung Verstöße findet?

Kaum eine Gesellschaft übersteht eine gründliche Prüfung ohne Befund. Entscheidend ist, wie schwer der Befund wiegt und ob er sich beziffern lässt. Käufer haben im Wesentlichen vier Werkzeuge:

1. Kaufpreis anpassen. Ein bezifferbares Risiko, etwa eine erwartete Steuernachzahlung, wird vom Preis abgezogen.
2. Garantien vereinbaren. Der Verkäufer sichert im Kaufvertrag zu, dass bestimmte Verstöße nicht vorliegen. Stellt sich das Gegenteil heraus, haftet er nach den Regeln des Vertrags.
3. Freistellung regeln. Für bekannte, aber noch nicht bezifferbare Risiken verpflichtet sich der Verkäufer, den Käufer von daraus entstehenden Kosten freizustellen.
4. Vom Kauf Abstand nehmen. Laufende Ermittlungen wegen Korruption oder ein systematischer Kartellverstoß können ein Unternehmen unverkäuflich machen, jedenfalls als Share Deal.

Wichtig ist auch der Blick auf den Verkäufer: Wer Probleme selbst offenlegt, verliert selten den Deal. Findet der Käufer sie selbst, ist dagegen oft das Vertrauen dahin. Typische Warnsignale und wie Sie sie gewichten, haben wir in Due Diligence für Käufer: Prioritäten und Red Flags zusammengestellt. Einen breiteren Überblick geben unser Beitrag zu Risiken beim Unternehmenskauf, die Due-Diligence-Checkliste und die Checkliste zum Unternehmenskauf.

Braucht die GmbH ein Compliance-Zertifikat?

Ein gesetzlich vorgeschriebenes Compliance-Siegel gibt es für den GmbH-Kauf nicht. Gemeint ist meist die Prüfung eines Compliance-Management-Systems durch einen Wirtschaftsprüfer. Maßstab dafür ist in Deutschland der Prüfungsstandard IDW PS 980 n.F. (09.2022) des Instituts der Wirtschaftsprüfer mit Grundsätzen zur Prüfung solcher Systeme.

Für den Käufer einer mittelständischen GmbH ist ein solcher Bericht ein Pluspunkt, aber kein Muss. Viele kleine und mittlere Gesellschaften haben kein formell geprüftes System, und das ist kein Makel. Entscheidend ist, ob die Grundregeln gelebt werden: klare Zuständigkeiten, dokumentierte Datenschutzprozesse, saubere Verträge mit Vermittlern. Ein Prüfbericht ersetzt die eigene Prüfung nicht, kann sie aber verkürzen, weil der Prüfer auf eine dokumentierte Struktur zurückgreifen kann.

Unsere Sicht: Prüfung beginnt vor dem Datenraum

Wir sehen viele Gesellschaften, bevor ein Käufer sie sieht. Verkäufer lassen ihre GmbH bei uns kostenlos und vertraulich prüfen: Eine erste Einschätzung gibt es in der Regel innerhalb eines Werktages, ein konkretes Kaufangebot nach Prüfung der Unterlagen in 24 Stunden. Dabei zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Die meisten Verkäufe scheitern nicht am großen Skandal, sondern an Kleinigkeiten, die zu spät auffallen. Ein fehlender Gesellschafterbeschluss, ein Beratervertrag ohne klare Leistungsbeschreibung, ein unbeantworteter Brief vom Finanzamt.

Deshalb halten wir es für falsch, Compliance nur als Thema des Käufers zu sehen. Der Verkäufer, der seine Unterlagen vorher ordnet und offene Punkte selbst benennt, verhandelt aus einer stärkeren Position. Und der Käufer, der eine Gesellschaft mit geordneten Unterlagen übernimmt, spart Zeit und Beraterkosten.

Die Kommunikation mit beiden Seiten läuft geschützt und dokumentiert, am Ende steht immer der Notartermin. Eine Compliance-Prüfung durch die eigenen Anwälte und Steuerberater des Käufers ersetzen wir nicht. Wir sorgen dafür, dass sie auf geordnete Unterlagen trifft.

Gesellschaften kaufen oder diskret verkaufen

Sie suchen eine bestehende GmbH, deren Unterlagen bereits gesichtet wurden? Unter GmbH kaufen mit Bonität finden Sie Gesellschaften, die wir diskret vermitteln und die nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Wenn Sie verkaufen möchten, starten Sie mit dem kostenlosen Ankaufscheck: vertraulich und mit Begleitung bis zum Notartermin. Für Verkäufer entstehen keine Kosten: Kosten und Vergütung trägt der Käufer.

Die Hinweise in diesem Beitrag ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

Quellen

• IHK Region Stuttgart: Hinweise zum Unternehmenskauf
• IHK Köln: Unternehmensveräußerung und Betriebsübernahme
• IDW: IDW PS 980 n.F. (09.2022) zur Prüfung von Compliance-Management-Systemen

Wenn Sie den Kauf einer Gesellschaft konkret prüfen, finden Sie unter GmbH kaufen: Angebote und Ablauf den aktuellen Bestand, die Auswahlhilfe und den Kaufablauf.